Как организовать архив в небольших пространствах? Этот вопрос часто задают себе офисные работники. Документация – одна из важных ценностей любой компании. Систематизация документов и надежная система хранения, помогут быстро найти необходимый документ. Из-за вечной нехватки площади объемную картотеку или собрание документов чаще всего приходится хранить в компактных помещениях.
Компактное хранение документов в архиве
При оборудовании архива необходимо обратить внимание на характеристики помещения и мебели, в которую будут складываться бумаги. Для комнаты должны соблюдаться следующие требования:
- Хорошая вентиляция;
- Правильный влажностно-температурный режим;
- Пожарная безопасность (отсутствие опасных нагревательных приборов, наличие огнетушителей);
- Широкие двери для возможной быстрой эвакуации документов;
- Отсутствие лишних деталей, которые будут загромождать пространство.
Если небольшое помещение планируется заполнить стеллажами с бумагой до потолка, нужно запомнить: бумага очень тяжелая. Вес на перекрытие в таком помещении будет необычайно большой. По этой причине книгохранилища и архивы при проектировании рассчитываются на очень значительную нагрузку. Оптимальным будет заказать у проектировщиков экспертизу, выдержит ли перекрытие. Или организовать архив в помещении, под которым нет подвала либо технологического подпола.
Какая мебель обеспечит сохранность документов в архиве
Стеллажи для хранения бумаг должны быть прочными, вместительными, по возможности разбираться и мало весить. Специальный картотечный металлический шкаф – оптимальное решение для организации архива.
Особенности металлической картотечной мебели http://metallzavod.by/catalog/metallicheskaya-mebel/shkafy-kartotechnye/:
- С ее помощью можно организовать хранение документов разного формата и размера;
- Разнообразие шкафов, стеллажей и тумб поможет сложить и содержать документы в идеальном порядке;
- Такая мебель имеет дверцы, не мешающие доставать бумаги и надежно защищающие от пыли;
- Для документов, которые приходится время от времени доставать и перевозить, есть тумбы на колесиках. Они очень удобны для архивариуса и тех, кто пользуется архивной документацией;
- Ящики шкафов легко выдвигаются за счет надежных роликов;
- Качественная мебель имеет замки для ограничения доступа;
- Архивные шкафы выглядят лаконично и современно.
Функциональность и удобство – это именно то, что нужно для объемного архива в компактном помещении.
