Штамп — это обязательный реквизит для любой фирмы, который является одним из главных средств ее индивидуализации. Кроме основной каждая организация имеет право на изготовление печатей для дополнительных служб. Обязательными реквизитами для штампа являются полное наименование и адрес фирмы. По желанию можно разместить свой логотип.
Учет печатей
Вся работа со штампами на фирме должна быть регламентирована. Информация о местонахождении, а также когда и кому они выдавались должна фиксироваться в журнале. Он обязательно является рукописным, так как содержит оттиск каждого штампа и роспись ответственного сотрудника.
Если печать необходимо взять с собой на совещание у партнера, об этом делается отметка в журнале.Также заносится новая запись, если штамп уничтожается или потерян.
Как правильно в документе поставить печать
Если на форме документа предусмотрено место для печати, то оно обозначается аббревиатурой «М.П.», которое означает «Место печати». Штамп ставится прямо на нее.
В случае, если место для оттиска никак не выделено в документе, ставить ее надо так, чтобы она попала на должность и подпись ответственного лица.
Уничтожение печатей
Ведение учета штампов в организации включает и процедуру их уничтожения. Изношенная или сломанная печать не может быть просто выброшена в мусорное ведро. Ее необходимо передать в службу для дальнейшей утилизации. Это также фиксируется в специальном журнале учета.
Для уничтожения штампов по указанию руководителя должна быть создана специальная комиссия. Она может действовать постоянно или создаваться разово в случае необходимости.
Уничтожить печать означает сделать полностью негодным ее клише для использования. Этого можно добиться, например, порезав его ножницами на мелкие кусочки.
